Gerät ein Unternehmen in eine Liquiditätskrise, werden Löhne häufig verspätet oder gar nicht ausgezahlt. Dann stellt sich für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Geschäftsführer eine zentrale Frage: Müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge trotzdem abgeführt werden?
Die kurze Antwort lautet: Bei der Lohnsteuer kommt es grundsätzlich auf den tatsächlichen Zufluss des Arbeitslohns an. Bei den Sozialversicherungsbeiträgen gilt dagegen im Regelfall das Entstehungsprinzip. Deshalb kann es vorkommen, dass keine Lohnsteuer anfällt, Sozialversicherungsbeiträge aber dennoch bereits fällig sind.
Lohnsteuer entsteht grundsätzlich erst mit dem Zufluss des Arbeitslohns
Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer. Steuerschuldner ist der Arbeitnehmer; der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Nach § 38 Abs. 2 Satz 2 EStG entsteht die Lohnsteuer in dem Zeitpunkt, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt.
Wird das Gehalt tatsächlich nicht ausgezahlt, entsteht daher im Regelfall noch keine Lohnsteuer. Allein der arbeitsrechtliche Anspruch auf die Vergütung oder die Buchung einer offenen Lohnverbindlichkeit in der Buchhaltung genügt grundsätzlich nicht. Maßgeblich ist, ob der Arbeitnehmer die wirtschaftliche Verfügungsmacht über den Betrag erlangt hat.
Beispiel: Lohn bleibt wegen fehlender Liquidität aus
Ein Arbeitnehmer hat für April einen Bruttolohnanspruch von 3.000 Euro. Der Arbeitgeber kann den Lohn wegen eines Liquiditätsengpasses nicht überweisen. Der Betrag wird lediglich als Verbindlichkeit verbucht.
In diesem Fall ist der Lohn dem Arbeitnehmer grundsätzlich noch nicht zugeflossen. Die darauf entfallende Lohnsteuer entsteht erst, wenn der Arbeitgeber den Arbeitslohn später auszahlt oder dem Arbeitnehmer den Betrag so gutschreibt, dass er tatsächlich darüber verfügen kann.
Wann muss die Lohnsteuer nachgezahlt und angemeldet werden?
Zahlt der Arbeitgeber den rückständigen Lohn später aus, entsteht die Lohnsteuer im Zeitpunkt dieser Auszahlung. Die Lohnsteuer ist dann in der Lohnsteuer-Anmeldung für den jeweiligen Auszahlungszeitraum anzumelden und abzuführen. Die Frist endet grundsätzlich am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums (§ 41a Abs. 1 EStG).
Der Anmeldungszeitraum ist regelmäßig der Kalendermonat. Bei geringerer Lohnsteuer des Vorjahres kann auch eine vierteljährliche oder jährliche Anmeldung vorgesehen sein. Entscheidend ist daher nicht der Monat, für den der Lohn ursprünglich geschuldet war, sondern grundsätzlich der Zeitpunkt, in dem der Lohn steuerlich zufließt.
Achtung bei Lohnbuchungen und Gutschriften
Eine bloße Buchung als „Lohnverbindlichkeit“ löst normalerweise keinen Lohnsteuerzufluss aus. Anders kann es liegen, wenn eine Gutschrift wirtschaftlich einer Auszahlung gleichkommt, weil der Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt frei über den Betrag verfügen kann und der Arbeitgeber leistungsfähig ist. Ob ein steuerlicher Zufluss vorliegt, hängt deshalb stets von der konkreten Vereinbarung, der Buchhaltung und der tatsächlichen wirtschaftlichen Lage ab.
Arbeitgeber sollten rückständige Vergütung daher nicht ohne Prüfung als bereits ausgezahlten Lohn abrechnen. Umgekehrt darf eine fehlende Auszahlung nicht nur formal behauptet werden, wenn der Arbeitnehmer wirtschaftlich bereits über den Betrag verfügen konnte oder der Lohn anderweitig erfüllt wurde.
Sonderfall: Beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer
Besondere Vorsicht ist bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH geboten. Bei ihm kann Arbeitslohn steuerlich bereits mit Eintritt der Fälligkeit als zugeflossen gelten, obwohl keine Überweisung erfolgt ist. Hintergrund ist die Annahme, dass ein beherrschender Gesellschafter die Auszahlung einer eindeutigen, unbestrittenen und fälligen Forderung selbst veranlassen kann.
Diese Zuflussfiktion greift jedoch nicht schematisch. Insbesondere bei tatsächlicher Zahlungsunfähigkeit der GmbH oder bei noch nicht fälligen, nicht eindeutig feststehenden Ansprüchen kann ein Zufluss ausscheiden. Gerade bei Tantiemen, Gehaltsverzichten und gestundeten Geschäftsführerbezügen ist deshalb eine sorgfältige steuerliche und gesellschaftsrechtliche Prüfung erforderlich.
Sozialversicherungsbeiträge: Andere Regeln als bei der Lohnsteuer
Bei Sozialversicherungsbeiträgen ist die Lage deutlich strenger. Beitragsansprüche entstehen, sobald die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Bei laufendem Arbeitsentgelt ist daher nicht allein ausschlaggebend, ob der Arbeitgeber den Lohn tatsächlich überwiesen hat.
Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt bemessen werden, sind grundsätzlich spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde. Ein verbleibender Restbeitrag wird regelmäßig zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV).
Das bedeutet in der Praxis: Nicht ausgezahlter Lohn kann die Lohnsteuer zunächst aufschieben, die Pflicht zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge aber nicht automatisch beseitigen. Arbeitgeber dürfen die beiden Bereiche deshalb nicht gleich behandeln.
Strafrechtliches Risiko bei nicht abgeführten Arbeitnehmerbeiträgen
Wer als Arbeitgeber Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung vorenthält, riskiert strafrechtliche Konsequenzen nach § 266a StGB. Das Gesetz stellt ausdrücklich klar, dass dies unabhängig davon gilt, ob Arbeitsentgelt tatsächlich gezahlt wurde. Es drohen Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren.
Für Geschäftsführer einer GmbH oder UG kann dies ein erhebliches persönliches Risiko bedeuten. Bei Zahlungsproblemen müssen sie deshalb unverzüglich prüfen, ob Sozialversicherungsbeiträge rechtzeitig entrichtet werden können und ob Insolvenzreife eingetreten ist. Nicht gezahlte Sozialabgaben gehören zu den typischen Warnsignalen einer Unternehmenskrise.
Was Arbeitnehmer bei ausbleibendem Lohn tun können
Für Arbeitnehmer bleibt der Vergütungsanspruch bestehen, auch wenn der Arbeitgeber in einer wirtschaftlichen Krise steckt. Sie sollten offene Lohnforderungen dokumentieren, Lohnabrechnungen und Arbeitszeitnachweise sichern und den Arbeitgeber schriftlich zur Zahlung auffordern. Bei einer Insolvenz kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen Insolvenzgeld in Betracht kommen.
Ist eine Insolvenz des Arbeitgebers absehbar oder bereits beantragt, sollte frühzeitig geprüft werden, welche Lohnansprüche offen sind, ob Ausschlussfristen gelten und ob der Anspruch gegenüber dem Insolvenzverwalter zur Tabelle anzumelden ist. Eine rechtzeitige rechtliche Beratung hilft, vermeidbare Nachteile zu verhindern.
Was Arbeitgeber und Geschäftsführer jetzt tun sollten
Bei ausbleibenden Lohnzahlungen ist ein geordnetes Vorgehen erforderlich:
- Liquidität kurzfristig erfassen: Welche Löhne, Steuern und Sozialabgaben sind bereits fällig?
- Lohnsteuer und Sozialversicherung getrennt prüfen: Die Regeln zur Entstehung und Fälligkeit unterscheiden sich wesentlich.
- Lohnbuchhaltung korrekt führen: Nicht ausgezahlte Löhne, spätere Nachzahlungen und Abmeldungen müssen zutreffend dokumentiert werden.
- Sozialversicherung priorisieren: Nicht abgeführte Arbeitnehmeranteile können strafrechtliche Folgen haben.
- Insolvenzreife prüfen: Können fällige Verbindlichkeiten nicht mehr zuverlässig bedient werden, muss insbesondere bei GmbH und UG unverzüglich geprüft werden, ob ein Insolvenzantrag erforderlich ist.
Häufige Fragen zur Lohnsteuer bei nicht ausgezahltem Lohn
Muss Lohnsteuer gezahlt werden, wenn der Arbeitgeber kein Gehalt überwiesen hat?
Grundsätzlich nein. Lohnsteuer entsteht regelmäßig erst, wenn der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt. Eine bloße offene Lohnforderung löst im Normalfall noch keinen Lohnsteuerabzug aus.
Wann ist Lohnsteuer bei einer späteren Nachzahlung fällig?
Bei der tatsächlichen Nachzahlung. Der Arbeitgeber muss die einbehaltene Lohnsteuer dann mit der Lohnsteuer-Anmeldung für den Auszahlungszeitraum anmelden und abführen – grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf dieses Zeitraums.
Sind Sozialversicherungsbeiträge auch ohne Lohnauszahlung fällig?
Regelmäßig ja. Bei laufendem Arbeitsentgelt können Sozialversicherungsbeiträge bereits aufgrund der Beschäftigung entstehen und sind grundsätzlich am drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats fällig.
Haftet der Geschäftsführer persönlich für nicht gezahlte Sozialabgaben?
Eine persönliche Haftung oder strafrechtliche Verantwortlichkeit kommt insbesondere bei vorenthaltenen Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung in Betracht. Die konkrete Verantwortung hängt von der Stellung, den Handlungsmöglichkeiten und den Umständen des Einzelfalls ab.
Fazit
Bei nicht ausgezahltem Arbeitslohn muss klar zwischen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen unterschieden werden. Lohnsteuer entsteht grundsätzlich erst mit dem Zufluss des Lohns. Sozialversicherungsbeiträge können dagegen bereits fällig sein, obwohl der Arbeitnehmer noch kein Geld erhalten hat. Gerade in einer Unternehmenskrise kann diese Unterscheidung für Arbeitgeber, Geschäftsführer und Arbeitnehmer entscheidend sein.
Die Rechtsanwaltskanzlei Brandt unterstützt Arbeitnehmer bei offenen Lohnansprüchen sowie Unternehmer und Geschäftsführer bei Fragen rund um Zahlungsunfähigkeit, Sozialabgaben, Haftungsrisiken und Insolvenzrecht.
Links:
- „Was Arbeitnehmer bei ausbleibendem Lohn tun können“:
Lohn – Rechtsanwaltskanzlei Brandt - „Sozialversicherungsbeiträge“ oder „Was Arbeitgeber und Geschäftsführer jetzt tun sollten“:
Firmeninsolvenz: Chancen und Risiken für Unternehmer - „Insolvenzreife prüfen“:
GmbH schließen oder Insolvenz anmelden? - „Insolvenz in Irland“ : www.rain-brandt.de/insolvenz-in-irland-das-schnelle-glueck-oder-eine-teure-falle-fuer-steuerschulden/
